🇺🇸 How to create a maintenance plan?

There are two ways to create a maintenance plan:

  • from the "Maintenance plans" menu on the left side of the screen, to which the equipment associated with your maintenance plan should be added;
  • by searching for the piece of equipment through clicking on the equipment page, then on the "add maintenance plan" button.

From there you need to fill in the requested information:

  • Frequency, that corresponds to the period during which the maintenance tasks will be planned; it can be weekly, monthly or annual;
  • Repeat every, corresponds the number of intervals between the different scheduled tasks. You can choose if you want to repeat the task every week, every 2 weeks, every 3 months, and so on;
  • Repeat by/on, where you can choose either the day of the week, if it's a weekly maintenance plan (for example every tuesday); either you leave the default "day of the month", and later you will be able to choose the day of the monthly occurrence;
  • For equipment, where you select all the equipement where you want to create the maintenance plan;
  • Description, which is the description of the intervention that must be carried out;
  • Assignee, where you enter the names of the users that need to work on the tasks;
  • Tags, where you can add any relevant tags related to the issue;
  • Start date, which will correspond to the start date of the maintenance plan's first task;
  • End date, that you can select either by choosing a number of occurrences or by defining an end date. The number of occurrences corresponds to the number of tasks that will be generated by the maintenance plan (for example, if you write 50, then there will be 50 tasks created for each equipment);
  • Planned maintenance time, which is the estimated time needed to work on the task;
  • Planned stopped time, which is the downtime expected when performing the task;
  • Checklists (optional), where you can choose a checklist that your technicians have to complete during the intervention;
  • Documents or Links, where you can add any documentation, photos, videos and/or links associated to the generated tasks.

You also have the option to be notified by e-mail when the maintenance plan is completed.
Before validating and creating the maintenance plan, you can find a summary and a calendar or event table preview of the tasks that would be generated.

🇫🇷 Comment créer un plan de maintenance ?

Il existe actuellement deux façons de créer un plan de maintenance : 

  • à partir du menu « plans de maintenance » à gauche de l'écran, auquel il faudra ajouter le ou les équipements associés à votre plan de maintenance ;
  • en recherchant l’équipement, en cliquant sur sa fiche équipement, puis sur le bouton « ajouter un plan de maintenance ».

Maintenant il faut renseigner les informations requises:

  • Périodicité, qui correspond à la période durant laquelle vont être planifiées les tâches; vous pouvez choisir être hebdomadaire, mensuel ou annuel;
  • Fréquence, qui correspond au nombre d’intervalles entre les différentes tâches planifiées; vous pouvez choisir si vous souhaitez répéter la tâche toutes les semaines, toutes les 2 semaines, tous les 3 mois, etc.
  • Répéter dans / le, où vous pouvez choisir le jour de la semaine, s’il s’agit d’un plan de maintenance hebdomadaire (par exemple tous les mardis); soit vous laissez le "jour du mois" qui est présent par défaut, et plus en avant vous pourrez choisir le jour dans lequel vous voulez créer l'intervention mensuelle;
  • Pour l'équipement, où vous sélectionnez tous les équipements à affecter par le plan de maintenance;
  • Description, qui correspond à la description spécifique de l'intervention à réaliser;
  • Assignés, où vous pouvez saisir les utilisateurs qui doivent travailler sur les tâches;
  • Labels, où vous avez la possibilité d'ajouter les labels liées au problème;
  • Date de début, qui correspondra à la date de la première tâche qui sera générée par le plan;
  • Date de fin, que vous pouvez déterminer soit en choisissant un nombre d’occurrences, soit en définissant une date de fin. Le nombre d'occurrences correspond au nombre de tâches qui seront générées par le plan de maintenance (par exemple, si vous écrivez 50, 50 tâches seront créées pour chaque équipement);
  • Temps de maintenance planifié, qui est le temps estimé nécessaire pour réaliser la tâche;
  • Temps d'arrêt planifiée, qui correspond au temps d'arrêt total prévu lors de la réalisation de la tâche;
  • Checklist (facultatif), où vous pouvez choisir une checklist que vos techniciens doivent remplir lors de l'intervention;
  • Documents ou liens, où vous pouvez ajouter la documentation, les photos, les vidéos et / ou les liens associés aux tâches générées.

Vous avez également la possibilité d'être notifié par e-mail lorsque le plan de maintenance est terminé.
Avant de valider et de créer le plan de maintenance, vous pouvez trouver un résumé et un aperçu des tâches qui vont être générées en visualisation de type calendrier ou tableau d’événements.

🇪🇸 ¿Cómo crear un plan de mantenimiento? 

Existen dos maneras de crear un plan de mantenimiento:

  • a partir del menú “planes de mantenimiento”, al que tendrá que añadir el o los equipamientos asociados a su plan de mantenimiento;
  • buscando el equipamiento haciendo clic en su ficha, y el en botón “añadir un plan de mantenimiento”.

🇩🇪 Wie kann ich einen Wartungsplan anlegen?

Sie haben zwei Möglichkeiten, um einen Wartungsplan anzulegen:

  • vom Menü „Wartungspläne“, in dem Sie die mit Ihrem Wartungsplan verbundenen Ausstattungen hinzufügen müssen;
  • suchen Sie nach der Ausstattung, klicken Sie auf das Ausstattungsverzeichnis und dann auf „Wartungsplan hinzufügen“.

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