To create a task, simply search for the piece of equipment you want to work on via the search function and click on the "add task" button.

Now, you simply need to fill in the following information:

  • Description, which should include the specific description of a problem or/and an action to be carried out;
  • Start date and time, which correspond to the date and time where the intervention should be carried out. You have the option to select a whole day;
  • End date and time, which corresponds to the date where the intervention should be completed;
  • Users assigned to task, where you select the technicians that need to work on this intervention. By default, the name of task's creator is selected. You can also select "Add a user group" if you wish to assign multiple users to the task, and select the tag corresponding to the group you want to assign;
  • Tags, where you can add any relevant tags related to the issue;
  • Checklist, where you can choose a checklist that your technicians have to complete during the intervention.

You also have the option to notify this tasks to the assigned users by email, by simply checking the case before validating and creating the task.

🇫🇷 Comment créer une tâche ?

Pour créer une tâche, il vous suffit de rechercher l’équipement sur lequel vous souhaitez intervenir via la fonction recherche et de cliquer sur le bouton « ajouter une tâche ».

Maintenant, il vous suffit de renseigner les informations suivantes:

  • Description, qui doit inclure la description spécifique d'une problématique et/ou d’une action à réaliser;
  • Date et heure de début, qui correspondent à la date et à l'heure où l'intervention doit être effectuée. Vous avez la possibilité de choisir une journée entière.
  • Date et heure de fin, qui correspond à la date à laquelle l'intervention doit être complétée;
  • Utilisateurs assignés à la tâche, dans lesquels vous sélectionnez les techniciens qui doivent travailler sur cette intervention. Par défaut, le nom du créateur de la tâche est sélectionné. Vous pouvez également sélectionner "Ajouter un groupe d'utilisateurs" si vous souhaitez affecter plusieurs utilisateurs à cette tâche, et sélectionner le label correspondant au groupe que vous souhaitez assigner;
  • Labels, où vous avez la possibilité d'ajouter les labels liées au problème;
  • Checklist, où vous pouvez choisir une checklist que vos techniciens doivent remplir lors de l'intervention.

Vous avez également la possibilité de notifier cette tâche aux utilisateurs assignés par e-mail. Il vous suffit de cocher la case correspondante avant de valider et créer la tâche.

🇪🇸 ¿Cómo crear una tarea?

Para crear una tarea, simplemente tiene que buscar el equipo en el que desea intervenir a través de la función de búsqueda y hacer clic en el botón "crear una tarea".

Ahora, necesitas completar la siguiente información:

  • la descripción de la tarea, que corresponde a un problema o a una acción a realizar;
  • la fecha de inicio, que corresponde a la fecha planificada de la intervención. Tienes la opción de seleccionar un día entero;
  • la fecha de finalización, que corresponde a la fecha donde se debe completar la intervención;
  • los usuarios asignados, que corresponde a todas las personas asignadas a la intervención. Por defecto está el nombre del creador de la tarea. Puede seleccionar "Añadir un grupo de usuarios" si desea asignar varios usuarios a la tarea; sólo tiene que elegir la etiqueta deseadas y todos los usuarios con esta etiqueta serán asignados;
  • las etiquetas, donde puedes añadir cualquier etiqueta relevante relacionada con la intervención;
  • la lista de chequeo (opcional), donde puede elegir una lista de chequeo que sus técnicos deben completar durante la intervención.

Marcando la casilla "notificar esta tarea por correo electrónico ": los usuarios asignados a la tarea recibirán un correo electrónico para notificarles que se ha creado una nueva tarea.

🇩🇪 Wie lege ich eine Aufgabe an?

Um eine Aufgabe anzulegen, suchen Sie einfach nach der betreffenden Ausstattung mit der Suchfunktion und klicken Sie auf „Aufgabe anlegen“.

Nun müssen Sie die folgenden Informationen eingeben:

  • die Beschreibung der Aufgabe;
  • das Fälligkeitsdatum; 
  • das Enddatum;
  • die Labels; 
  • die Benutzer, denen die Aufgabe zugewiesen wurde; 
  • die Checklist (fakultativ).

Sie können entweder das Feld „Diese Aufgabe per Mail benachrichtigen“ ankreuzen: die zugewiesenen Benutzer werden dann eine E-Mail bekommen, wenn eine Aufgabe angelegt wurde.

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